Zwei Lösungen – unterschiedliche Schwerpunkte
Swyx und Microsoft Teams als Team im Unternehmen nutzen? Ja! Als Bestandteil von Microsoft 365 wird Microsoft Teams in Unternehmen immer häufiger für Messaging und weitere Teamfunktionen genutzt. Nicht nur bei den Collaboration-Funktionen sondern auch bei den enthaltenen Telefoniefunktionen gibt es einige funktionale Überschneidungen mit der Swyx-Lösung.
Mit ihren umfangreichen Telefonanlagenfunktionalitäten liegt der Schwerpunkt von Swyx jedoch klar im Bereich der Kommunikation. Die starken Call-Routing Möglichkeiten, die flexible Endgeräteunterstützung, aber auch die umfangreichen Anschlussoptionen an das öffentliche Telefonnetz sichern die optimale Erreichbarkeit im Unternehmen und ermöglichen so einen perfekten Kundenservice.
Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen?
Die Teams-Lösung unterstützt auch Telefoniefunktionen, daher stellt sich die Frage, ob der Funktionsumfang ausreichend ist, um insbesondere alle geschäftskritischen Kommunikationsanwendungen mit Microsoft Teams abzuwickeln.
Bei genauerer Betrachtung fällt jedoch sehr schnell auf, dass die Telefoniefunktionen nicht besonders stark in Teams ausgeprägt sind. Dies betrifft zum einen die Infrastruktur, vor allem die Integration von analogen Geräten wie beispielsweise Fax, Türöffner, Gegensprechanlagen oder mobilen DECT-Geräte. Die Einbindung dieser Geräte ist mit Teams nur mit hohen Integrations- und Beratungsaufwänden realisierbar. Zum anderen unterscheidet sich die Bedienung der Telefoniefunktionen in Teams deutlich vom gewohnten Telefonieverhalten. Dies kann zusätzliche Schulungsaufwände für Anwender verursachen.
Teams & Swyx: So können die Lösungen eingesetzt werden
Option 1: Teams und Swyx parallel nutzen
Die einfachste Möglichkeit, Microsoft Teams und Swyx zu nutzen, ist der parallele Betrieb beider Lösungen und die Verwendung der Funktionen, die den Stärken der jeweiligen Lösungen entsprechen. Also beispielsweise für das Messaging und den Dateienaustausch Teams und für alle Telefoniefunktionen die Swyx-Lösung.
Aus Anwendersicht können jedoch durch die funktionalen Überschneidungen Nachteile in der Benutzerfreundlichkeit entstehen. So ist es beispielsweise möglich, dass während eines Online-Meetings, welches mit Swyx geführt wird, ein interner Anruf eines Microsoft Teams Users eingeht. Oder in einer Gruppenbesprechung, für die Microsoft Teams genutzt wird, erhält der Teilnehmer einen externen Kundenanruf. Um beide Lösungen besser aufeinander abzustimmen, hat Swyx sich zum Ziel gesetzt, die Interoperabilität beider Lösungen immer weiter zu optimieren.
Option 2: Swyx Integration in Microsoft Teams
Mit der aktuellen Version von Swyx ist der jeweilige Präsenzstatus von Microsoft Teams Teilnehmern mit dem Präsenzstatus der Swyx-Lösung automatisch synchronisiert. Das bedeutet, dass wenn sich ein Teilnehmer in einer Teams-Konferenz befindet, alle Anrufe automatisch umgeleitet werden. Richten Sie ein individuelles Call-Routing ein, das Anrufe – egal ob intern oder extern – intelligent anhand des Präsenzstatus weiterleitet, beispielsweise zu einem anderen Mitarbeiter, der gerade seine Erreichbarkeit signalisiert.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Swyx in den Microsoft Teams Client zu integrieren. Dies bietet die maximale Benutzerfreundlichkeit, da so die spezialisierten Telefoniefunktionen von Swyx einfach aus Teams heraus genutzt werden können. Für die Konfiguration und Bedienung steht ein kompakter Swyx-Client zur Verfügung, der im Hintergrund alle Komfortfunktionen bereitstellt. Die komplette Swyx-Integration in Microsoft Teams ist mit der kommenden Version in der ersten Jahreshälfte 2021 verfügbar.
Option 3: Swyx Integration in Microsoft Teams plus Direct Routing
Das sogenannte „Direct Routing“ ist eine Microsoft Funktion, die die Kopplung des öffentlichen Telefonsystems über einen Session Border Controller (SBC) mit dem Microsoft-Telefonsystem ermöglicht. Dies erlaubt die Anbindung einer Telefonanlage, wie beispielsweise Swyx, so dass auch die Telefonie zu externen Teilnehmern in Microsoft Teams möglich ist.
Weitere Vorteile der Nutzung des „Direct Routings“ in Verbindung mit Swyx sind außerdem:
• Unterstützung von Telefongesprächen zwischen Swyx und Microsoft Teams User:
Swyx User können hierzu alle verfügbaren Endgeräte inklusive Clients nutzen, Microsoft User den Teams Client
• Microsoft Teams User erhalten die Möglichkeit, Anrufe mit dem Swyx Extended Call Routing intelligent zu verteilen
• Die vorhandene Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz ist weiterhin nutzbar, Rufnummern oder Anschlüsse sind nicht zwingend zu Microsoft zu portieren.
Zusammen mit der Swyx Integration in Microsoft Teams stellt das Direct Routing die umfangreichste Kopplung beider Lösungen dar. Für die Nutzung sind jedoch neben der notwendigen Hardware (Session Border Controller) auch zusätzliche Microsoft Lizenzen erforderlich. Die höheren Kosten machen diese Option daher insbesondere für größere Unternehmen interessant, die bereits über eine Microsoft Enterprise Lizenz verfügen.
Fazit: Swyx und Microsoft Teams sind im Team stärker
Ganz gleich für welche Option sich Unternehmen unterscheiden. Es ist sinnvoll, die Applikationen so im Unternehmen einzusetzen, dass sie den größtmöglichen Nutzen sowohl auf Anwenderseite als auch auf Kundenseite bieten. Aufgrund der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten ist Swyx die ideale Lösung, um gemeinsam mit Microsoft Teams für Synergien im Unternehmen zu sorgen.
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